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秘书处

深圳市涂料技术学会办事机构设置制度

建立日期:2012428  执行日期:2012428


第一章、总 

  根据国家有关法律法规和深圳市涂料技术学会(以下简称涂料学会)理事会《关于进一步加强涂料学会内部管理的意见》,为建立完善涂料学会秘书处工作机制,完善内部管理,充分调动工作人员的积极性,以保证涂料学会的可持续发展,制定本管理制度。
  凡学会秘书处工作人员应遵守国家法规规章和相应的规定外,均需要遵守本制度规定。
  根据《深圳市涂料技术学会章程》规定,深圳市涂料技术学会秘书处为办事机构,其主要职责如下:

第一节、秘书处各部门工作职责
  (秘书处职责范围参考《深圳市涂料技术学会章程》、《员工手册》)
  学会秘书处是涂料学会常务理事会的办事机构,由副理事长兼秘书长主持日常工作,副秘书长协助,配置必要的机构和人员开展工作。秘书处对理事长和常务理事会负责,定期或随时向常务理事会和理事长汇报工作。

一、根据学会章程的规定,秘书处的职责是:
  (一)贯彻执行国家和省有关政策法规,结合实际制定学会各项规章制度。
  (二)钻研探讨我国新的历史时期商业行业改革和发展的理论、方针、政策,围绕行业发展的不同阶段的中心工作,组织行业理论与实践研究,进行专题调研,向政府提出行业发展的经济、技术、政策和法规等方面的建议。
  (三)协助政府行政主管部门宣传贯彻有关法律、法规,推进行业管理,协调执行中出现的问题,推动企业横向经济联合,促进经济技术合作进步,提高全行业的整体素质和经济效益、社会效益。
  (四)接受委托或参与组织由政府主管部门统一部署开展的创先评优等活动。经社团管理机关批准,开展行业内的创先评优活动。
  (五)组织交流行业经验,对本行业有关政策法规、经营管理等开展咨询服务。
  (六)搜集省内外、国内外商业行业政策法规、经济技术情报和市场信息,编辑出版行业刊物和有关资料,开展信息服务。
  (七)对管理和专业技术人才进行技术、业务培训,不断提高企业素质。
  (八)组织经验交流,改进提高协会工作。
  (九)建议和发展与省内外同行业社团组织的友好往来,开展行业经济、技术、学术与行业组织自身建设等方面的互相交流与合作。
  (十)承办政府主管部门、省社团管理机关和会员单位委托办理的事项。
  (十一)负责会员代表大会、理事会、常务理事会会议的准备工作,起草会议纪要、对会议决定事项负责催办落实。
  (十二)负责会员会籍管理和会费收缴及费用支出的管理工作。
  (十三)负责编制学会年度工作计划和全年工作总结,定期检查年度计划的执行情况,解决执行过程中出现的问题。
  (十四)负责会员和常务理事会交办的其它事项。
二、秘书长岗位职责:
全面负责秘书处的工作,其岗位职责是:
  (一)负责传达贯彻国家和省的有关方针政策和法规,传达落实上级会议精神和文件规定,检查秘书处工作人员贯彻落实情况。
  (二)主持秘书处日常工作。主要的人事和财务工作向理事长汇报。
  (三)对以涂料学会名义上报、下发的文件、决定、通报、以及规章、制度、计划、总结、专题报告等,进行签发,对学会的收文进行批办。
  (四)对副秘书长及工作人员的工作负责检查指导,定期听取工作汇报,随时解决工作中出现的疑难问题,促进工作健康发展。
  (五)定期组织召开秘书处工作例会,组织工作人员做好召开会员代表大会、理事会、常务理事会工作会议的准备工作。
  (六)决定秘书处各部门工作人员的聘用、解聘和补贴标准。
  (七)直接管理学会财务,审批财务收支年度计划。
三、副秘书长岗位职责
 副秘书长其岗位职责是:
  (一)负责传达贯彻国家和省有关部门的政策法规,检查落实情况。
  (二)受秘书长的委托,协调理顺各个方面的关系,加强对外工作的联系。
  (三)对学会发文进行核稿,起草学会年度工作计划,年度工作总结和专题报告。
  (四)具体组织筹备召开会员代表大会、理事会、常务理事会和秘书处办公会议的准备工作,对会议决定事项催办落实。
  (五)负责对省内外同行业客人的接待和工作联系,发展省际间的友谊。
  (六)根据新闻出版主管部门的规定和协会工作的要求,负责组织《涂料技术》期刊编发内容,采编重要稿件,不断提高期刊质量。
  (七)完成学会领导交办的临时事项。
第二节 办公室
  负责学会文件的收发,登记处理,重要公文的起草,文件的传阅,人事、文档资料的管理,以及公文运转、对外接待、部门关系协调;负责内部局域网以及办公设施设备的管理;负责学会的资产运作和财务管理;负责书刊资料的发行;负责学会重要活动的会务组织。
  负责学会及分支机构的变更登记、注销登记前的审查和年度检查的初审;监督各分支机构遵守国家法律、法规、国家有关政策和协会的有关规章。

第三节 秘书处各部门岗位各工作职责
  秘书处为涂料的常设机构,为了更好地做好学会工作,服务好会员企业,秘书处需不断地完善自身,包括体系建设,职能扩充,人员队伍建设等。秘书处下属的各部门工作职责如下:
一、会员联络部
  负责会员日常关系的维护与会员数据的管理;负责新会员,包括个人会员的发展与会费的收缴。负责联络会员单位,向会员提供各种尽可能的服务和帮助,探索新的会员服务项目;筹备组织会员大会、理事会,协助协会重要活动的组织及会务工作。办好《涂料技术》期刊,《涂料技术》期刊彩色封面每两个月一期,及时刊登宣传国家有关商业法规、规章,业界动态,连锁经营经验交流、学术探讨,会员企业活动,学会工作等等。
二、培训部
  负责学会对外的培训工作。具体包括工程师师培训、认证以及其它培训。负责各种培训的推广、培训课程的开发、培训师资队伍的建设与维护。
三、会展部
  负责组织相关企业参加各类商品交易会、博览会、展示会等。相关协会举办的各类展会、相关部门举办的展会,以及各种论坛、研讨会等。具体工作包括组织企业参展、信息传递、活动的策划、筹备、组织与实施等。
四、咨询中心
  负责为会内外企业、政府有关部门及其它单位提供商贸经营管理、连锁经营管理领域的咨询服务。
以下是具体各个部门的岗位职责:
会员联络部各岗位职责
一、主任职责
  (一)负责本部门的项目探索、开发、评估、协调工作。
  (二)负责传达贯彻国家和省有关部门的政策法规,检查落实各项规章制度的执行。
  (三)负责制定本部门的培训计划,贯彻落实员工的培训。
  (四)负责对本部门发文进行审核,起草部门年度工作计划、年度总结和专题报告。
  (五)负责协调、理顺本部门与其他部门的关系。
  (六)负责对本部门员工进行季度、年终考核。
  (七)负责审核《福建商业通讯》,审核由本部门编辑的各种书刊、杂志。
二、副主任职责
  (一)负责协助主任开发本部门的业务项目,对项目进行评定、考核。
  (二)负责本部门的业务项目具体开展,监督、帮助职员及时、顺利的完成业务任务。
  (三)负责落实主任制定的业务培训计划,不断提高职员的业务能力。
  (四)负责开展日常的会员联络活动、会员日常关系的维护和会员数据的管理。
  (五)负责了解会员的各种需求,尽可能的帮助会员解决。
  (六)负责筹备组织本部门的各种联谊活动,协助学会重要活动的组织及会务工作。
  (七)努力完成领导交办的其他工作。
三、信息编辑职责
  (一)负责《涂料技术》初稿的编辑工作,包括资讯采编、刊物排版、文字制作、材料初审等。
  (二)负责由本部门承担的各种资料的编辑工作。
  (三)负责协助主任撰写本部门的其他工作计划、文件等,协助学会重要活动的组织和会务工作。
  (四)负责涂料行业基础信息的采编、加工、统计、分析、行业现状和趋势分析,协助行业发展专题、调研、推动行业信息化的相关工作,协助学会重要活动的组织。
  (五)努力完成领导交办的其他工作。

第四节 办公室岗位职责
以下是办公室3个岗位职责:

(一)会计岗位职责

 会计负责学会财务会计工作。其岗位职责是:
  1、认真学习国家和省关于财经税收方面的政策规定,熟悉会计岗位应知应会的业务。
  2、认真审核各种票据,及时对账,确保财务支出合规合法。按月编制会计报表,向领导正确反映资金运转情况。
  3、认真编制会计凭证,做到凭证填定齐全、清晰,准确率达30%
  4、如凭证需要调整,又涉及到现金和银行时,必须由会计、出纳两个人签章。
  5、认真执行税法,按时缴纳税费。对在财政、审核、税收方面的疑难问题,应随时向有关部门咨询。
  6、完成领导临时交办的工作。
(二)出纳岗位职责:
 出纳在会计的指导下,负责学会财务出纳工作,其岗位职责是:
  1、认真学习国家和省关于财经税收方面的政策规定,熟悉出纳员岗位应知应会的业务。
  2、认真执行银行的管理制度,做好现金收付和支票争放工作,准确率达30%
  3、认真核查原始凭证,编制会计分录,凭证填写齐全、准确,经会计审核后,方可记入银行帐和现金账。记账的准确率达30%
  4、现金、银行必须做到日清日结,库存现金余额控制在300元之内。
  5、严格遵守银行结算制度,认真办理银行的各项业务,现金和银行、账面必须做到三相符。
  6、协助会费收缴工作。
  7、认真执行财税法规,按时缴纳税费,代扣个人收入调节税,对在财经税收方面的疑难问题,要随时向有关部门咨询请教。
  8、完成领导交办的其它工作。
(三)打字员岗位职责:
 其岗位职责是:

  1、负责收发文件的登记、存档。
  2、负责所有书面材料的存档,包括刊物、文件、请柬等。
  3、负责部门的文件的打印复印,保证及时准确的完成任务,并对打印的文件进行保密。
  4、严守保密规定、不传播打印的内容。
  5、要求掌握微机操作规程和公文格式,学习行业有关业务,不断提高自身业务素质,保质保量地完成本职工作。
  6、维护保养好设备及有关物品。
  7、努力完成领导交办的其它工作。
(四)人事职责
  1、负责协会招聘信息的发布及面试组织。
  2、负责本部门员工的出勤登记,并及时向上级汇报。
  3、负责起草协会的人事管理制度。
  4、负责本部门培训的组织、协调。
  5、负责会员日常关系的维护,负责新会员,包括会员的发展与会费的收缴等。
  6、负责完成部门开发的各种项目。
  7、努力完成领导交办的其他工作。




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